5 tips om efficiënter te werken op kantoor

5 eenvoudige tips om efficiënt te werken

“Hoe gaat het ermee?”. Een eenvoudige vraag waar we vaak een gesprek mee beginnen.

Stel ik die vraag aan een zaakvoerder dan krijg ik quasi altijd als antwoord “Druk druk druk” (of variaties hierop).
We worden immers langs diverse kanalen aangesproken, zoals bezoeken, gsm, e-mail, sociale media…, waardoor het niet evident meer is om zelf de agenda te bepalen.
Een dag telt 24 uren en hiervan zijn er al een heel aantal die we best besteden aan gezin/familie, slapen, ontspanning, maaltijden, …

Het is dus aangewezen om de resterende tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Dat je door een aantal eenvoudige tips al efficiënter kan omgaan met je gsm heb ik in de vorige blog besproken, maar ook op kantoor kan je op een eenvoudige manier tijd besparen.

1. Werk in afzondering
   Heb je voldoende personeel, zorg er dan voor dat het onthaal en de telefoons via een beurtrol gebeuren zodat iedereen de gelegenheid krijgt om in afzondering te kunnen werken. Dat is dan hét moment om moeilijkere dossiers te behandelen, telefoontjes te doen, …
   Heb je onvoldoende personeel om een beurtrol te organiseren? Zorg dan voor aangepaste openingsuren zodat er op die manier tijd vrijkomt om rustig te werken.
2. Check inkomende mails enkel op vastgelegde tijdstippen (vb maximaal 3 keer per dag) zodat je niet telkens afgeleid wordt door nieuwe taken en vragen.
3. Plan je dag en volg niet de “goesting van het moment”.
   Het grote voordeel is dat je op voorhand beslist wat je gaat afwerken en dat je het ook in één keer effectief kan afwerken. Kan je het toch niet afwerken, noteer dan duidelijk wat er nog moet gebeuren zodat je geen tijd verliest bij het verder afwerken
4. Besteed taken uit.
   Je bent goed in je vakgebied. Zeer goed zelfs en dat is ook waar je je boterham mee verdient.
   Toch zijn we vaak in de verleiding om zaken die buiten het vakgebied vallen zelf te willen doen. Het resultaat is dan vaak dat u er meer tijd (en geld!) in steekt dan wanneer u het zou uitbesteden. Wanneer u de tijd voor deze taken kan uitsparen en omzetten in commerciële tijd dan hebt u vaak de investering al terug verdiend alvorens u het factuur betaald hebt.
5. Geef de allerbeste service… voor de allerbeste klanten.
   Kijk ’s avonds eens terug op uw dag en in het bijzonder welke klanten uw tijd ingenomen hebben. Zijn dat allemaal klanten die ervoor zorgen dat uw zaak rendabel is? Of waren er ook klanten bij die u meer kosten (tijd en geld) dan ze opbrengen?
   Misschien wordt het wel tijd om eens te denken aan segmentatie en wat het u kan opleveren?

Ik hoop alvast dat deze tips uw efficiëntie en (vooral) uw rendement kunnen verbeteren.

En hoe zijn uw ervaringen met efficiënter werken? Hebt u nog tips?

Schrijf uw antwoorden hieronder in het commentaarveld.

Ludo Van den Nouweland

Ik help zaakvoerders om efficiënter om te gaan met hun organisatie.
“Want uw bedrijf is uniek!”

Maak een vrijblijvende afspraak om te bekijken waar Typica u kan helpen met taken die voor u niet rendabel zijn en/of hoe Typica u kan helpen om uw klanten te segmenteren.

PS. Deel deze blog met de mensen uit uw (werk)omgeving waarvan u weet dat zij u dankbaar zullen zijn voor deze tips en…
bel me gerust op +32 477 270610